突然の英語電話もこれで安心。ポイントは「心構え」と「鉄板フレーズ」

英語で電話

自分:「お電話ありがとうございます。株式会社○○です。」
相手:「Hello?」
自分:「お。ha、Hello…」

受話器を取ったあとに耳から聞こえてきたのは普段とは違う言語。
これは…英語!?

予想していないときが一番焦りますよね。事前に英語の表現を覚えていたとしても、焦るとなかなか電話口では出てこないものです。

私も実は英語の電話は苦手でした。特に私が渡米した頃は、LINE・WhatsAppなどの便利なチャットアプリはなく、リアルタイムのやり取りは電話が主流でしたので、当初は相当苦労しました。

そんな私の経験でいくと、英語の電話は以下の3つ。

①心構え(ゆっくり、はっきり)
②質問とお願いフレーズ(聞き直して確認)
③定型フレーズ

この3つのポイントを意識してマスターしておけば、英語の電話は自信をもってできるようになります。
今回は特に電話を受ける場面にフォーカスをし、可能な限りシンプルにポイントをお伝えしたいと思います。

英語の電話を受けることが不安な方は、ぜひこの記事で挙げたポイントと英語表現を活用して英語の電話スキルを上げていきましょう。

この記事を書いた人
牧野隆幸
​牧野 隆幸(まきの たかゆき ) シニアトレーナー
大学・自治体プログラム TOEIC講師として登壇。純日本人の英語トレーナーとして、一般企業や国際的な交流協会に勤務・従事しています。少人数制グループをメインとしながら計400人以上の方々に英語をお教えしてきた私が、実践的な英語学習法をご案内いたします。

会話表現を覚える前に。英語の電話対応で重要な基本の心構え

電話

英語に焦らず「とにかく落ち着いて」


電話口で英語が耳に入ってくると、どうしても焦ってしまうもの。しかしその焦りのせいで、普段なら理解できる簡単な英会話フレーズでも頭に入ってこなくなってしまいます。

電話を取ったときに「英語だ!」と分かった瞬間に、鼻から静かに息を吸って、深呼吸をしましょう。まずは落ち着くことが大切です。

気持ちを落ち着かせた上で意識を電話口に集中できれば、相手の英語も数段聞き取りやすくなります。まずは意識して「落ち着く」ことから始めましょう。

発音よりも「ゆっくり話す」を意識する


そしてこちらが英語を話す際も落ち着いて「ゆっくり話す」を心がけましょう。ゆっくり、はっきりと、相手に伝わることを最優先に意識しましょう。

電話の相手が早口だった場合でも、こちらがそのスピードに合わせる必要はありません。むしろ早い口調で話してしまうと、電話の相手に「この人は英語がある程度できる人だな」と捉えられてしまうかもしれません。

もし英語に自信がなければ、こちらの英語レベルを理解してもらうためにも電話口ではゆっくりと話しましょう。

電話応対はその企業や部署のイメージを印象付ける大切なタスクです。それは日本語でも英語でも変わりません。日本語で話すときのように、自信をもって、落ち着いて電話で話せるよう心掛けていきましょう。


質問上手&お願い上手になろう。確かな取次ぎがビジネスの基本

質問のボード
心構えができたところで、さぁバリバリ英語で電話応対しましょう!

…なんて、簡単にできれば苦労はありませんね。落ち着いて対応していたとしても、どうしても相手の英語が聞き取れないケースは出てきます。

そんなときは、聞き取れなかった内容を質問してみたり「ゆっくり話してください」などお願いしてみたり、電話の相手に遠慮せずに聞いてみましょう。

知ったかぶりや推測だけで英語を理解したつもりになってしまうと、後々トラブルの種になりかねません。用件を間違いなく聞き取って取次ぎを行うことが特にビジネス電話の基本です。

電話の目的や相手の要望をしっかりくみ取るためには、恥ずかしがらずに、質問とお願いを、電話の相手に投げかけることが大切です。

電話での英会話は定型フレーズで対応できる


そしてその質問やお願いを英語で表現する際には、難しい英語は必要ありません。

日本語での電話応対を考えていただければイメージしやすいと思いますが、電話応対のパターンはそこまで多くありませんし、そのほとんどはシンプルな表現です。英語でもそれは同じです。

これから英語電話に使える鉄板フレーズをご紹介していきますが、何より「自分事として、具体的なやり取りをイメージして」読み進めてください。


英語で丁寧に質問&お願いするフレーズ集

英会話している女性

「(お名前)をいただけますか?」

「May I have your ~?」

電話相手の名前や、社名、電話番号、Eメールアドレスなど、相手の情報を欲しいことは多々ありますよね。英語で対応するときはこの表現を使いましょう。yourの後ろに欲しい情報を入れてください。

・May I have your name? :お名前をいただけますか?
・May I have your company name? :御社名をいただけますか?
・May I have your phone number? :お電話番号をいただけますか?
・May I have your email address? :メールアドレスをいただけますか?


なお、このフレーズは電話口以外でも、対面シーンでも使える便利な英語表現です。

・May I have your business card? :お名刺をいただけますか?

英会話において“May I… ?”は丁寧な表現なので、ビジネスシーンならどんな時でも活用できます。どんどん使っていきましょう。


「(もう一度)言っていただけますか?」

「Could you say / speak ~ ?」

質問ができたとしても、まだ気を抜いてはいけません。電話が遠く聞き取りづらいなんてことは、日本語でも英語でも頻繁にあります。

きちんと聞き取れなかった時には、「もう一度」「もっとゆっくり」「もっと大きな声で」などの要望をしっかりお伝えしましょう。その時の英語表現はこちら。

・Could you say that again? :もう一度言っていただけますか?
・Could you speak more slowly? :もっとゆっくりお話いただけますか?
・Could you speak a little louder? :もう少し大きな声でお話いただけますか?


このフレーズを言う前に、“I’m sorry.”とシンプルな英語を付け加えるだけで、丁寧具合が格段にアップします。

I’m sorry. Could you say that again? :ごめんなさい。もう一度言っていただけますか?

電話口の英語はそもそも聞き取りづらいものです。恥ずかしがる必要はないので、しっかりと英語で聞き直しできるようにしましょう。


「(用件やお名前、スペルを)確認させてください」

「Let me ~.」

「確認させてください」「復唱させてください」「折り返させてください」など、電話で相手に許可を求めるケースって意外にありますよね。
この表現もシンプルながらいろんな場面で使いまわしができる便利な英語表現です。自然と口から出てくるようにトレーニングしておきましょう。

・Let me check it. :確認させてください
・Let me repeat it. :復唱させてください
・Let me call you back. :折り返させてください

なお、電話以外のビジネスシーンなら、こんな使い方もできます。

・Let me introduce myself. :ご挨拶させてください。
(直訳は「自己紹介させてください」)


上記で挙げた3つの英語表現を使えるようになるだけで、シンプルな内容の電話なら6割以上はカバーできるはずです。しかも電話以外のシーンでも使えるので、覚えておいて全く損はない英語表現です。必ず押さえておきましょう。


シーン別!通話時、このまま使える「鉄板フレーズ」集

話している女性

「少々お待ちください」

・Just a moment, please.

英語の表現ではおなじみの”just a moment”は電話でも使えます。電話を保留する前に一言添えたい英語フレーズです。

「お待たせいたしました」

・Thank you for waiting.

電話口でお待ちいただいた後に一言添えるならこのフレーズ。英語も日本語も同じですが、保留から解除する際に「もしもし / Hello」でも問題はありません。ただ、丁寧さに気を付けるなら”Thank you for waiting”とぜひ使ってください。

「○○は外出しております/お休みをいただいております」

・(外出)He/She is out now.
・(休み)He/She is off today.

He/Sheの変わりに、○○さんをMr.○○/Ms.○○と固有名詞で言ってももちろんOKです。日本語だと長い文章ですが、英語にするとシンプルに表現できます。


「ご伝言を承りましょうか」

・Would you like to leave a message?

これは少し難しい表現かもしれません。”would you like”は”do you want”の丁寧表現です。電話のみならず、ビジネスシーンで英語を使うときはwould you likeをマスターすると上品に振る舞えます。


「お繋ぎいたします(取り次ぎます)」

・I will transfer you.

これは単語”transfer”を覚えられれば、英語の文章自体はシンプルですね。transferは「何かを移す」という意味なので、電話の際に使うと「電話を転送する」という意味になります。


「電話番号をお間違いではないでしょうか」

・I think you have a wrong number.

英語のまま直訳すると「間違い電話だと思います」ということです。この表現も「wrong:間違った、誤った」という単語を覚えられれば、英語の文章自体はシンプルなはずです。


「英語ができる人間に代わります」

・I’ll get someone who speaks English.

最終奥義です。全く英語に自信がなく、社内に英語を話せる心優しい人がいる場合は、電話はこれで逃げましょう。

ただ、逃げずに挑戦することで英語は磨かれていくものです。徐々にでも構わないので、このページの英語表現を活用して、英語の電話に慣れていくようにしましょう。自分でどこまで対応できるかを試してみて、どうしようもなくなったらこの最終奥義を使ってください。


~電話の切り方~

・Have a nice day.
・Good bye.

恐らくほとんどのケースでは、電話の相手が上記のような表現を使って電話を切ってくれるので、それをオウム返しのように同じ表現を繰り返せば問題ありません。

相手: Good bye.
あなた: Good bye.

まとめ:シンプルフレーズで落ち着いて、しっかりと

電話で楽しく会話する2人

英語でかかってきた電話。応対のコツはつかめましたでしょうか?

① とにかく「落ち着いて」「ゆっくりと」
② わからなければ「質問」と「お願い」で明確に
③ 基本の流れは「鉄板フレーズ」で


電話のやり取りは、日本語でもそう変わりません。
普段の電話でのやり取りを英語で置き換えて、今回の記事を参考に普段から準備をしておきましょう。

準備のポイントは、シミュレーションと、シンプルフレーズの繰り返しトレーニングです。
日頃の準備があれば、突然の英語の電話にも、焦らず自信をもって対応できます。

これで、英語の電話が待ち遠しくなりますね!





   



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