ビジネス英会話での電話対応!「かける」時のフレーズ集

ビジネス英会話で電話をかける

「いつもならメールでやりとりすれば済むのに、今回はそういうわけにはいかない。
あぁー、どうやって電話をかけたらいいのか…」


慣れない英語での電話をかけるときって、誰しも不安になりますよね。電話は対面の会話と比べて聞き取るのも難しいですし、焦って緊張していると余計に頭が真っ白になってしまいます。その上、ビジネス英会話でやり取りなんて…。

私も何も準備しないまま、勢いで英語の電話をかけてみたときは、ガチガチに緊張してなかなか言葉が出てきませんでした。でもご安心ください!電話をかけるときに使うフレーズって基本を押さえてしまえば、意外とすぐにマスターできるものなんです。

そこで今回は、これまで計300人以上の方々に英語をお教えしてきた私が、ビジネスシーンで「電話をかける側」がよく使うフレーズをご紹介します。

慌てず電話対応ができるようになるために、まずはこちらで紹介するフレーズを声に出して「真似してみる」ところから始めてみましょう!

使える!ビジネス英会話で電話をかけるときに役立つ例文

ビジネス英会話で電話をかける

挨拶と自己紹介をする


Hello, this is Taro Yamada from Grey Office.
(もしもし、グレイ・オフィスの山田太郎です)

This is Taro Yamada calling from Brainy Corp.
(ブレイニー社の山田太郎です)

日本語と同じように、英語もまずは挨拶から。ビジネス英会話でも基本ですね。
Helloだけではなく、時間帯によって“Good morning”“Good afternoon”“Good evening”など使い分けてもいいですね。

名乗るときは”This is “名前”のほか、“My name is “名前”も大丈夫です。会社名や部署名を名乗るときは“from<会社名/部署名>”を使います。

担当者を呼び出してもらう時の英語フレーズ


話をしたい担当者の方や、部署につないでもらうときの英語フレーズは下記の通りです。

Can I speak to the head of the marketing department?
(マーケティング部長とお話しさせて頂けますか?)

I’d like to speak to the person in charge of the upcoming seminar.
(セミナーの担当者の方とお話しをさせて頂きたいのですが)

May I speak to Mr. Yamada please?
(山田様とお話しさせて頂けますか?)

I would like to speak to Mr. Sato from sales department please.
(営業部の佐藤様とお話ししたいのです)

Could you put me through to extension number 900 please?
(内線900番に繋いで頂けますか?)

覚えておくと便利ですので、部署名も一緒に覚えておきましょう!

総務部 General Affairs Department
人事部 Personnel Department/Human Resources
経理  General Accounting Department
営業部 Sales Department


電話の要件を伝える英語フレーズ


“Hello”などのあいさつの後は、用件を簡潔に伝えましょう。
用件を伝える動詞には、ask about〜「〜について伺う」、discuss「相談する」などが使いやすいです。

また、目的を伝える場合は、I’m calling about + 名詞、もしくはI’m calling to+動詞(〜の件でお電話差し上げました。)を使います。

I’d like to ask you about the details of your new service.
(御社の新製品について詳しくお伺いするため、電話させて頂きました)

I’m calling to arrange an appointment to discuss~
(~についてご相談するためにご面談の調整をしたくご連絡差し上げました。)

I’m calling about the job opening I saw in the web site.
(ウェブサイトで拝見しました求人の件でお電話させて頂きました)

I’m calling about several problems with the order that I just received.
(頂きましたご注文について、いくつか問題がございまして、ご連絡させて頂きました)


担当者が不在の時(伝言を残す場合)


こちらから電話をかけても、担当者が不在にしていることはよくあること。
そんなとき、伝言を残す/折り返す/いつなら都合がよいか確認する、といった対応を取りますよね。まずは伝言を残したい時に使える英語例文をご紹介します。

Could I leave a message?
(伝言をお願いできますか?)

Could you tell him/her that I called, please?
(私から電話があった旨、お伝え願えますか?)

Could you please tell him that I need to reschedule our meeting?
(ミーティングの日時を変更しなくてはならない旨、お伝え頂けますか?)

Please remind him/her that he/she has a meeting tomorrow.
(明日ミーティングがあるとお伝え下さい)


担当者が不在のとき(折り返す/都合の良い時間帯を確認する)


続いて、折り返す/都合の良い時間帯を聞く、などの英語表現は下記の通りです。

Could you ask him/ her to call me back?
(折り返しお願いできますでしょうか?)

When is a good time to call?
(いつ頃お電話差し上げたら宜しいでしょうか?)

When is he/ she going to be back?
(いつ頃お戻りでしょうか?)


電話を切るときの英語フレーズ


電話を切るときには下記のような英語表現を使いましょう。

I have to let you go now.
(それでは、この辺で)

Thank you very much. Have a good day.
(本当にどうもありがとうございました。ごきげんよう)

Well, it was nice talking with you.
(お話しできて、嬉しかったです)

Well, I guess I better get going. Talk to you soon.
(そろそろ終えなくてはいけないようです。それでは、また)



押さえておきたい「電話の応対」でよく使う英語フレーズ!

携帯で話す男性
ここでは英語での電話中にありがちなシーンに役立つフレーズをお伝えします。
これらは電話を「かける」ときだけでなく、「受ける」ときにも使えるフレーズです。相手の声が聞き取りにくい時、相手を待たせてしまう場合などにも備えておくとさらに安心ですね!

相手の声が聞き取りづらい場合


相手の英語が聞き取りづらくて「もう少し大きな声で話してほしい…。」そんな場合は、次のような丁寧な表現を使ってお願いしましょう。

Would you mind speaking a bit louder?
Could you speak up a little, please?
(もう少し大きな声で話していただけますか?)

I am afraid but I can’t hear you well.
(お電話が遠いようです。)

I am sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that again, please?
(申し訳ありません、聞き取れませんでした。もう一度仰って頂けますか?)

Could you repeat that, please?
(繰り返して頂けますか?)


I am afraid~は、~以降で少し言いにくいことを伝えるときによく使う表現。日本語の「あいにく(残念ながら)~です」のニュアンスです。

電話が途中で切れてしまった場合


I’m sorry, we got cut off.
(ごめんなさい、電話が切れてしまいました)

I’m afraid I hung up the phone by mistake.
(すみませんが間違えて電話を切ってしまいました)


相手を待たせる場合の英語フレーズ


電話中に何か確認したいことがあるときなど、相手に待ってもらう場合は、次のような表現で「少々お待ちください」と伝えましょう。

Just a moment, please. Hold the line, please.  Could you hold on for a second?
(少々お待ちください)


まとめ〜ビジネス英会話での対応準備について〜

アンティークな機械
いかがでしたか?
今回は、ビジネス英会話での電話を「かける」編として、対応するための英語フレーズをいくつか紹介しました。

ビジネスの電話で使う英語は、パターンが決まっているので、必要なフレーズをある程度覚えてしまえばそこまで対応が難しいものではありません。

「このフレーズがきたら、こう返す。」というお決まりのパターンになっているところもありますので、そこを話せるようになるだけでもかなり成果が期待できます。

もし英語で電話をかける機会がありましたら、ぜひ次の二つの事前準備をしてみてください。

1.今回ご紹介した英語フレーズの中で使いたいものをいくつか声に出して練習する

2.相手に伝えたい用件の内容についても英語で言えるようにしておく


「英語での電話対応ができるようになった!」という自分自身を想像して、積極的にチャレンジしていきましょう!





   



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