ビジネス英語での電話対応!「受ける」時のフレーズ集

ビジネス英語での電話

「会社の電話に出たら相手が英語で話しかけてきて、どう対応すればいいかわからない……」

「外国人のクライアントから突然英語で電話がかかってきた!でも英語を話せる上司が今日は外している…」

こういったドキッとした経験はありませんか?ある程度英会話に自信のある方の中にも、ビジネス英語での電話対応に苦手意識を持っている方は少なくないと思います。

なぜなら、電話では相手の表情やジェスチャーから情報を得られないためです。視覚的に伝わってくる情報に頼れないため、相手の音声だけを頼りに英語を理解し、かつ即座に対応しなければなりません。

また、ビジネス英語での電話対応には定番フレーズ基本パターンがいくつかあります。それらを知らないことも、不安が解消されない原因であると考えられます。

そこで今回は、これまで講師として計300人以上の方々に英語習得の秘訣をお伝えし、ビジネスで英語電話のやり取りを行う私が、英語電話の際の心構えや、使える電話応対基本フレーズをご紹介します。

今回の内容を身につければ、突然英語で電話がかかってきても落ち着いて対応できること間違いなし。あとは数をこなして自信をつけていきましょう!

まずはこれ。ビジネス英語での電話対応で気を付けること

電話をしている2人

焦らずゆっくり話す。英語電話の心得


英語での電話の応対で一番大切なことは「相手が聞き取りやすいように話す」こと。ビジネス英語であればなおさらです。

「英語に自信がないし、発音もちゃんとできているか不安…」

このような理由から電話口でつい小声になってしまったり、緊張感から早口になったりしがちです。実はここが重要な改善ポイント。 英語の電話を受けたら、とにかく意識的に、はっきり、またゆっくりとしゃべるように心がけましょう。

電話ではお互いの表情が見えないので、相手にとってもこちらの言っていることがとても聞き取りづらくなります。自信がなくてもハッキリ大きな声で話すことを意識すると、断然英語が伝わりやすくなります。

また、こちらが早口だと相手は「あ、この人、英語話せるんだ!」と思ってネイティブの早さで話しかけてきます。電話応対のフレーズをいくつか知っていると、スッと口から英語が出てくるようになりますが、スピードは意識してゆっくり話しましょう。

特に英語の聞き取りにまだ不安がある場合は、ゆっくりすぎるくらいの早さで大丈夫です。

ビジネスにふさわしい丁寧な表現を使う


日本語に敬語が存在するように、英語にも敬語が存在します。
英語の日常会話ではカジュアルな表現で問題ないのですが、ビジネスシーンでは、より丁寧な表現を使うようにしましょう。これで相手に与える印象も大きく変わってきます。

例えば、日常英会話では “What’s your name?” と言っても問題がありませんが、ビジネス英語ではより丁寧な表現を使いたいですね。

“Could you”“May I”“please” を使って、丁寧感をアップさせましょう。使える丁寧なフレーズ例は、後に記載しますのでぜひ参考にしてください。

日本語のフレーズを英語に訳そうとしない


日本の会社でよく使われる「よろしくお願いします」「お世話になっております」と言った表現。英語に訳そうとした経験はありませんか?

実はこれに相当するぴったりの英語表現はありません。

これはつまり日本人以外、そもそもそういった表現を使わないということ。ですので、 日本語の表現を英語に直訳しようとせず、英語での言い方を身につけることが、自分の言いたいことを相手に伝える上でとても大切です。そうすることで次第に英語の電話応対もスムーズになります。

日常会話でもそうですが、電話の応対をする際も、英語は英語と意識し、日本語との違いがあることを認識しておきましょう。

突然かかってきても安心。「受ける」ときに使える英語例文

ビジネス英語での電話
これまでは、英語で電話がかかってきた際の心構えをお伝えしました。実践では、とにかく「焦らず」「ゆっくり」「はっきりと」ですね。
ここからはビジネス英語の電話で使える丁寧な英語フレーズを、基本的な流れに沿ってお伝えしていきます。

英語の電話を受けた時の最初のフレーズ


まずは電話がかかってきた時の最初の表現から見ていきましょう。こちらの流れは定型で覚えましょう。まずは挨拶を一言してからご自身の会社名、名前を名乗り、用件を確認します。

Thank you for calling ABC Corporation. Taro Yamada speaking. How can I help you? 
(お電話ありがとうございます。ABC社の山田太郎です。ご用件をお伺いします)

Hello, English Inc. This is Ayumi Tanaka.Who would you like to speak to?
(もしもし、English社の田中あゆみです。どちらにおつなぎしましょうか)

Good morning. You have called the Lake Technology Inc.May I help you?
(おはようございます。Lake Technologyでございます。ご用件を承りましょうか?)


相手の名前を伺う


かかってきた電話ですので、相手が自分から名乗ってくれる事が多いですが、もし名乗って頂けなかった場合は、下記のフレーズで、名前を確認しましょう。

May I have your name, please?
(お名前を教えていただけますか?)

May I ask who’s calling, please?
(どちらさまでしょうか?)

Can I have your company name, please?
(御社名をいただけますか?)

Excuse me, Mr. Steve, what company are you with?
(失礼ですが、どちらの会社のスティーブ様でしょうか?)


英語の「少々お待ちください」


用件や相手が誰なのかわかったら、そのあと担当者につないだり、情報を確認することがよくあります。その際は英語でも「少々お待ちください」と一言添えましょう。

Could you wait for a moment, please?
Could you hold on a second, please?
Can you hold the line, please?
Can I put you on hold for a minute?

(少々お待ち頂けますでしょうか)

Do you mind holding while I check to see if she’s available?
(本人が電話に出られるかどうか確認しますので、少々お待ち頂けますか)


担当者につなぐ。取次ぎの英語フレーズ


担当者が話せる場合、その人に電話をつなぎます。「おつなぎしますので」とひと言添えましょう。「電話をつなぐ」の定番表現は “put you through” ですが “transfer you” “connect you” も使われることがあります。「◯◯に(つなぐ)」と言う場合には “to ◯◯” を後ろに付け加えます。

I’ll transfer you to the person in charge.
(担当の者におつなぎします)

I’ll put you through to the Sales Department.
(営業部におつなぎします)

“I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.”
(◯◯(名前)におつなぎします)


担当者の不在を知らせる英語フレーズ


I’m afraid he is not available at the moment.
(あいにく、今出られないようです)

I’m afraid she is not at her desk at the moment.
(恐縮ですが、ただいま席を外しております)

I’m sorry, she’s on another call.
(申し訳ございません、彼女は他の電話に出ております)

I’m sorry, He has left for the day.
(申し訳ございません、彼はすでに帰宅しました)


担当者が不在にしているといった理由で電話に出られない時、日本語では「あいにく〜」と言いますが、
英語でも各文章の文頭に “I’m afraid”“I’m sorry” を付け加えれば同じニュアンスが出せます。また、相手にどうしたいのかをたずねる表現は以下の通りです。

Would you like to hold?
(このままお待ちになりますか?)

Could you call back later?
(後でかけ直していただけますか?)

Should I have him/her call you back?
(折り返しお電話させましょうか?)

I’ll tell him you called.
(電話があった旨伝えておきます)

Would you like to leave a message?
(伝言をたまわりましょうか?)


電話を切るときの英語フレーズ


電話を切る際は、下記のようなフレーズで締めましょう。
最後まで丁寧な表現を使うと、好印象を与えることができます。

Thank you for calling, Mr. David. Is there anything else I can help you with today?
(デイビッドさん、お電話ありがとうございました。他に何かございますか?)

Don’t hesitate to call again.
(どうぞ、またお気軽にご連絡下さい。)

Thank you for calling English Corporation. Have a great day.
(English Corporation へのお電話をありがとうございました。ごきげんよう)


困ったときに使える!ビジネス英語での電話応対フレーズ集

英語で電話をする女性
相手の名前や内容を一度で聞き取れずに、確認したい事ってありますよね。その他、間違い電話を受けた時など場面い応じて使える定番のビジネス英語電話フレーズをお伝えいたします。

スペルや内容を確認する


【名前の確認】

Could you spell that for me, please?
(スペルを言って頂けますか?)
Could you spell your last name for me?
(苗字のスペルを教えて頂けますか?)

Let me read that back to you.
(繰り返させて下さい)

B as in Boston ?
D as in dog ?
S as in September.
(ボストンのB、ドッグのD、セプテンバーのSですか?)


【話し合った内容の理解に自信が持てない場合】

I will send you an e-mail to confirm what we have talked about.
(いま話した内容を確認したいので後でメールを送ります)

【英語ができる人につなぐ場合(どうしても聞き取れないとき!)】

Hold the line, please. I will get someone who speaks English.
(そのままでお待ちください。誰か英語が話せるものに代わります)


英語が聞き取りづらい場合


I am sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that again, please?
(申し訳ありません、聞き取れませんでした。もう一度仰って頂けますか?)

Could you repeat that, please?
(繰り返して頂けますか?)

I’m sorry I can’t hear you. Could you speak a little louder?
(恐れ入りますが、もう少し大きな声でお話し頂けますか?)


間違い電話を受けたとき


I’m sorry, you have the wrong number.
(すみません、お電話をお間違えと存じます)

I’m sorry. I think you’ve got the wrong number.
(すみません、番号をお間違えだと思います)

I’m sorry. There is nobody by that name.
(恐縮ですが、そういった名前の者はおりません)

 

長引いた電話を打ち切りたいとき


Well, okay … I’m afraid I have to get going now.
(恐れ入りますが、そろそろ失礼させていただきます)

I’m sorry, but I have to leave the office in 3 minutes.
(申し訳ありませんが、あと3分でオフィスを出なければなりません)

I have to get back to work.
(仕事に戻らなければなりません)


最後に

昔のタイプの電話機
いかがでしたか?

今回は、ビジネス英語の電話を「受ける編」として、英語で電話がかかってきた場合の対応フレーズをいくつか紹介しました。これらは全部覚える必要はありません。いくつかパターンがあるものについては、自分の言いやすいものや、覚えやすいものから使って自分のものにしていきましょう。

話の内容によっては臨機応変に対応しなければいけないこともあるかと思いますが、基本的には今回お伝えした内容で対応頂ければ大丈夫。

慣れないうちは緊張してしまうかもしれませんが、焦らずゆっくり話すようにしましょう。私自身もそうでしたが、最初は誰でもうまく聞き取れなかったり、何度か聞き返すこともあります。ですが、上達するためには実践あるのみ!

電話対応もばっちり出来るようになって、さらに自信をもって英語を話せるようにしていきましょう!





   



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