使える!ビジネス英語での挨拶例文。メールも会議も怖くない!

ビジネス。英語での挨拶シーン

「忙しそうな同僚に、状況を理解している気持ちを表現しつつ、資料の提出をお願いしたい」
「会議中に自分の意見を効果的に相手に伝えたい」

英語でこういった経験はありませんか?
TOEICのスコアは800点以上。海外旅行でも現地の人と問題なくコミュニケーションが取れる。それなのに、ビジネスシーンになると英語でどう表現したらいいかわからない…という方は多くいらっしゃいます。

なぜこういったことが起こるかというと、英語であってもビジネスシーンでは敬語があるため。日常会話でよく使うカジュアルな英語表現は、ビジネスシーンでも同じように使えるわけではないため、戸惑ってしまう方が多いのです。

そこで今回は、英語講師として計300人以上の方々をサポートし、ビジネスで海外省庁とのやり取りも行う私が、ビジネスのあらゆるシーンで使える英会話の表現をお伝えしていきます。

どういう表現を使えばいいかを知っていると、会社でも自信をもって英語で話せるようになり、あなたの印象も大きく変わってきます。 さくっと覚えて、仕事で使う英会話に自信をもって挑みましょう!!

会社の英語メール。挨拶などビジネスで使えるフレーズは定型でOK!

英語でメール

ビジネスメールは次の4ステップで作成できる

英語でメールを送るときに「英語メールはどうやって書き始めたらいいのかわからない」と困ってしまうことはありませんか?

でもビジネスメールは、日本語でも英語でも基本は同じ。いまから紹介する4つのステップで作成すれば「英語ができる人」という印象を与えることができますよ。

ステップ1:挨拶


英文メールの書き出しは”Dear Taro”のような挨拶から始めましょう。

“Dear Mr. Patrick”
* 相手とフォーマルな関係の場合は、相手の姓を使いましょう。

“Hi, Jelly”
* 相手と親しい関係の場合は、ファーストネームで。 

“To whom it may concern” “Dear Sir/Madam”
* 相手の名前が不明だったり不特定の相手にメールする場合はこのように。 


ステップ2:感謝の気持ちを表現する


次に、お問合せや質問をいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for contacting English Company.
(English Companyへのご連絡ありがとうございます。)

相手があなたのメールに返信してくれたことに対する感謝は、下記のように気持ちを伝えることであなたの礼儀正しさが伝わります。

Thank you for your prompt reply.
(迅速なご対応ありがとうございます。)

Thank you for getting back to me.
(お返事ありがとうございます。)


ステップ3:メールの目的を伝える


メールの書き出しで、感謝の一文を添える必要がないときもあるかもしれません。その場合はメールの目的を先に伝えてから本題に移りましょう。

I am writing to inquire about…
(…についてお伺いしたいことがあります。)
I am writing in reference to…
(…の件でメールを送らせていただきました。)

ここで大事なのが、メールを受け取る相手はみんなメールを素早く読みたいということ。メールの文章は、なるべく短く、かつ簡潔にしましょう。

ステップ4:結びの挨拶


メールを終わらせる前に、もう一度感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for your patience and cooperation.
(ご辛抱とご協力ありがとうございます。)

I look forward to hearing from you.
(お返事お待ちしております。)

Thank you for your consideration. (ご検討よろしくお願いします。)

さらに続けて、以下の定型文も役に立ちます。

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
(ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。)


初対面での挨拶・自己紹介の例文

初対面での挨拶

挨拶+自己紹介


Hello Jennifer, I’m Taro, Taro Yamada. It’s great to meet you, Jennifer.
(こんにちはジェニファー、私は太郎、山田太郎です。お会いできて光栄です、ジェニファー。)

自己紹介の時、自分の名前を二度名乗ることで2つの効果を期待できます。1つ目は「聞き漏れを防ぐ」効果です。外国人の名前は聞き慣れないこともあり、聞き取り辛いものです。日本人の名前も、相手にとっては初めての音の塊で、聞き取りにくいので、二度繰り返すことで聞き漏らしを防ぐことができます。

そしてもう1つは、相手が自分の名前をより覚えやすくなる効果です。二度繰り返されると、その分、頭の中に残りやすいですね。 同様に、相手が自己紹介をしてくれた後、それに応える時は、相手の名前も二度言うと良いでしょう。

また、「It’s great to meet you」「Nice to meet you」 よりも丁寧でフォーマルなニュアンスが出せる言い方です。

続けて、下記のように相手に対する歓迎の気持ちを表現するのも、距離を縮める効果がありオススメです。

Thank you very much for taking your time to come over.
(わざわざお越しくださり、誠にありがとうございます)

以上のように、挨拶一つであなたの相手に対する前向きな姿勢を示すことができます。

挨拶の後に交わすスモールトーク(雑談)


名刺交換の後には、名刺を見ながらの会話が有効です。その後さらに仕事の内容や、人間関係をつくる会話をします。通例は、仕事の様子を聞きます。

A:How’s your business going on?
(仕事の方はいかがですか?)

B:Very busy, but everything’s all right, thank you.
(とても忙しいですが、順調です)
/ The same as usual.
(相変わらずです)


その他使える質問集:

A:How’s the hotel?
(ホテルはいかがでしたか?)

A:Is this first visit to Japan?
(日本を訪れるのは初めてですか?)

A:When did you arrive?
(いつ到着されましたか?)

こういった小さな会話を重ねることで、後の信頼関係も築きやすくなるので、自分からたくさん質問をしてみましょう。

歓迎の意を示すスモールトーク


海外からのお客様お迎えする場合によく使われる表現には、下記のものがあります。歓迎の意を込めて、こちらが積極的にエスコートし、会話の主導権を持つことが大切です。

Thank you for coming today.
(本日はお越しくださってありがとうございます)

Thank you very much for taking your time to come over.
(わざわざお越しくださり、誠にありがとうございます)


これで仕事もスムーズに。会議で使えるフレーズ集

ビジネス会議のシーン

会議を開始する前の挨拶


さぁ会議を始める、というときに使えるフレーズです。挨拶、注意喚起、発表者に発表を促す表現などを確認しておきましょう。

Let’s get down to business.
(本題に入りましょう)

Shall we start / begin?
(はじめてもよろしいですか?)

Let’s move to the first item.
(では、最初の議題に入りましょう)

Thank you very much for coming to this meeting.
(お集まりいただき、ありがとうございます)

Thank you for your time today.
(今日はお時間いただき、ありがとうございます)

I’d like to get things started.
(それでは、始めたいと思います)


会議の趣旨・議題を提示する


本題に入る前に、会議を催す目的や議題を示すことで、効率的な会議を実現できます。

The purpose of this meeting is to discuss the new project.
(この会議の目的は、新プロジェクトについて話し合うことです)

We are here today to discuss the new project.
(新プロジェクトについて話し合うためにお集まりいただきました)

The reason I have called this meeting is to discuss the new project.
(この会議を開いたのは、新プロジェクトについて話し合うためです)

The agenda for this meeting is as follows:First, I’d like to start with the new project’s goal.Then, Bob will tell us about the project schedule.Finally, we will decide the action plan.
(会議の議題は、以下の通りです。最初に、新プロジェクトの目的について、次にボブがプロジェクトのスケジュールを説明します。最後に、新プロジェクトのメンバーについてです。) 


会議後のTO DOを明確にする


I’d like everyone to research the market before the next meeting.
(次の会議までにマーケット調査をお願いいたします)
※部下や同僚に言うやや強い表現です。

Could you research the market before the next meeting?
(次の会議までにマーケット調査をお願いできますか?)
※よりフォーマルな表現です。


会議を締める


最後は、会議の結びに使える表現です。

May I ask for two or three comments before we close?
(会議を終える前に、ご意見をいただきたいと思いますが…?)

This concludes our meeting.
(では、会議を終わります)

Thank you for your participation today.
(みなさんのご参加、ありがとうございました)


会食でも使える!ビジネス英語

会食シーン

会食場所の話題をふる


They serve the best ○○ here.
(ここは一番美味しい○○を出してくれるんですよ)

A: They serve the best tuna here.
(ここは一番美味しいマグロをだしてくれるんですよ。)

B: Great, I’m very excited!
(いいですね、とっても楽しみです!)

会食場所へ到着直後は、すぐにビジネスの本題に入ったり、個人的な質問から始めたりするのではなく、よりライトな会話で始めると自然な会話の流れが作りやすいです。

そんな時に助かるのが、そのレストランで評判の料理の話!接待用に選んだお店の自慢を教えてあげましょう。

食事の希望や制限があるかどうか尋ねる


Is there somethinkg you would like to try?
(召し上がってみたい食べ物はございますか?)  

Is there anything you prefer not to have?
(希望されない食べ物はございますか?)

宗教上や健康上の理由で食事制限のある方は多くいらっしゃいます。注文する前に確認してあげると親切ですね。

天気の話題を振ってみる


How is the weather in London?  
(ロンドンの天気はどうですか?)

雑談の定番といえば天気の話題。特に初対面の相手の場合でも、天気についてなら難なく話題にしやすいですね。ちなみに、会話が続いて日本の天気について質問されたらこんな感じで答えることもできます。

I’m sorry that the weather has been so bad here in Tokyo.      
(ここのところ東京の天気が良くなくて残念です)


相手の国について質問してみる


I’ve never been to ○○. What is it like there?
(○○に行ったことないんですよね。どういう所なんですか?)

これは場所について話を広げる時に便利な英語表現になります。相手の出身国だけでなく、話に上がった地域や場所のことなど、とにかく幅広いトピックで使えるのでオススメです!

“What is it like there?”という質問は、相手に説明をさせるフレーズなので、こちらが聞き手に徹することができます。まだ英語を話すことに慣れないうちは「話をしてもらう」流れを作れると安心です。

まとめ

英文の新聞
いかがでしたか? 
ビジネスでの英文メールや挨拶。会議中や会食でよく使う英語の定型フレーズや、話題の振り方をあらかじめ準備しておくことで、ビジネスの場で初対面の外国人に話しかけることが、心理的にぐっと楽になります。

特に初対面の場では、「とにかく勇気をもって話しかけてみる」ことで、次第に「英語を話している自分」に自信がつき、英会話の上達もよりスピードアップできるでしょう。

英語をビジネスシーンで使うというのは、普段カジュアルに英会話をする時よりも最初は緊張してしまうかもしれません。

でも何事も練習あるのみ!今回ご紹介した英語表現を使い、しっかりとコミュニケーションを取ることで、今後の会社での人間関係を良好に築けるようにしていきましょう!





   



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